Yleistä
Rekisterinpitäjä Uudenmaan Seuramatkat Oy (Y-tunnus: 0125815-0), on velvollinen varmistamaan, että yritykselle luovutettuja henkilötietoja käsitellään sovellettavan lainsäädännön, henkilötietolain ja EU:n tulevan tietosuojalainsäädännön (GDPR) mukaisesti.
Henkilötietovastaava
Uudenmaan Seuramatkat Oy on henkilötietovastaava vastaa siitä, että asiakkaan henkilötietojen käsittely tapahtuu sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Uudenmaan Seuramatkat vastaa henkilötietojen käsittelystä omilla verkkosivuillaan, mobiilisovelluksissaan sekä muissa omissa varaus- ja viestintäjärjestelmissään.
Tietosuojavaltuutettu
Uudenmaan Seuramatkoilla tietosuojasta huolehtii henkilö, jonka tehtävänä on valvoa, että henkilötietoja käsitellään sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
Yhteystiedot
Kysymykset tietosuojakäytännöstä ja henkilötieton käsittelystä voi osoittaa sähköpostilla osoitteeseen: jaana.makela@uudenmaanseuramatkat.fi.
Uudenmaan Seuramatkoihin voi ottaa yhteyttä myös asiakaspalvelumme kautta puh 019- 427 4700 tai käydä henkilökohtaisesti toimistollamme osoitteessa uudenmaankatu 5-9, 05800 Hyvinkää.
Asiakastietojen kerääminen
Asiakastiedot kerätään matkan varauksen yhteydessä. Kun varaa matkan, lisäpalvelun, on henkilökohtaisesti yhteydessä, rekisteröityy uutiskirjeen tilaajaksi, osallistuu kilpailuun, vastaa kyselyihin, lähettää sähköpostia tai ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme.
Nettisivujen käyttäminen. Kun käyttää nettisivustoamme tai muuta digitaalista palvelua, kerää sivujen ylläpitäjä tietoja asiakkaan käyttäytymisestä ja mm. mistä matkatuotteista hän on kiinnostunut. Sovelluksien kautta kerätään anonyymiä teknistä tietoa, kuten kuinka kauan sovellusta käytetään ja mitä sivuja katsellaan. Nettisivujen käyttäjiltä kerätään evästeitä.
Evästeitä käytetään sivujen kehittämistarkoitukseen ja käyttäjäkokemuksen parantamistarkoituksiin. Evästeitä käytetään myös markkinointiin ja mainontaan.
Mikäli matka on varattu välittäjän tai jälleenmyyjän kautta, saamme tietoja myös kolmannelta osapuolelta. Edellytämme, että kolmannella osapuolella on matkustajien suostumus henkilötietojen toimittamiseen Uudenmaan Seuramatkoille.
Mitä tietoja asiakkaasta kerätään?
- Yhteystietoja: kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti, sukupuoli ja syntymäaika
- Varaustietoja: esim. varausnumero, matkatiedot, matkakohde, matkapäivät, ostotiedot; maksutapa sekä mahdolliset lisäpalvelut; kuljetukset ja retket.
- Terveydentilaan liittyviä tietoja: Mikäli asiakas antaa tietoja terveydentilastaan, hän hyväksyy että tietoja käytetään matkapalvelun hallinnointiin.
- Käyttäjätietoja: kuten IP-osoite, kieliasetukset, verkkoasetukset, käyttöjärjestelmä, alusta, näytön resoluutiot ja tietoja maantieteellisestä sijainnistasi. Näitä tietoja käytetään verkkopalveluiden kehittämistarkoituksiin.
Mitä asiakkaan tiedoilla tehdään?
Kaikkia tietoja käytetään vain Uudenmaan Seuramatkojen tuottamien tai yrityksen välittämien tms. matkapalvelujen varaamiseen, toteuttamiseen ja parantamiseen.
Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin oikeudellisiin perusteisiin:
Matkapalvelun hallinnointi ja toimitus
Käsittelemme henkilötietoja matkapalvelun hallinnointiin ja tarjoamiseen asiakkaan kanssa sovitun mukaisesti. Sopimus sisältää mm. matkustusasiakirjojen myöntämisen, lento- ja hotellivarausten hoitamisen, lisäpalvelut, matkat kohteisiin, maksujen suorittamisen ja mahdollisten muutosten hallinnan ennen matkaa ja sen aikana.
Asiakaspalvelu
Käytämme henkilötietoja yhteydenottojen, palautteen kysymyksien ja kommenttien käsittelyssä.
Varaus- ja tiedotus
Käytämme henkilötietoja lähettääksemme ja tarjotaksemme tietoja sähköpostilla, tekstiviestein tai puhelimitse. Tämä sisältää muun muassa varausvahvistuksen, tärkeiden tietojen ennen matkaa ja sen aikana, matkaan liittyvien tarjousten, mahdollisten poikkeusten sekä maksumuistutusten lähettämisen.
Yhteys- ja varaustietoja saatetaan käyttää myös asiakastyytyväisyyskyselyn lähettämiseen matkan jälkeen matkapalvelumme parantamiseksi ja kehittämiseksi.
Markkinointi
Henkilötietoja käytetään mm. sähköpostikirjeen lähettämiseen markkinointitarkoituksessa. Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa markkinoinnin vastaanottamisen meiltä ilmoittamalla siitä meille.
Lakisääteiset vaatimukset
Käsittelemme henkilötietoja voidaksemme täyttää lakien ja asetusten edellyttämät velvoitteet, jotka koskevat esim. turvallisuutta, kirjanpitoa, reklamaatioita ja maahanmuuttoa sekä tullivalvontaa.
Oikeusperusta
Yhteenvetona käsittelemme henkilötietoja:
- Pystyäksemme täyttämään sopimuksen asiakkaan kanssa, eli hallinnoimaan ja toimittamaan matkapalvelun.
- Voidaksemme tiedottaa asiakkaalle varaukseen liittyviä tietoja ja lähettää sähköpostikirjeitä
- Jotta voimme noudattaa lakia ja säännöksiä
Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Uudenmaan Seuramatkat säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin se on välttämätöntä, jotta voimme täyttää sopimuksemme ja ne tarkoitukset, joita varten tiedot kerättiin tämän tietosuojakäytännön mukaisesti. Matkahistoriaa, mukaan lukien yhteystiedot, varaustiedot ja terveystiedot, säilytetään kahden (2) vuoden ajan kotiintulopäivästä lukien. Säilytämme henkilötiedot myös muista syistä kuin täyttääksemme sopimuksen, esim. noudattaaksemme kirjanpitolakia. Lakisääteiset vaatimukset määräävät, kuinka kauan tietojasi säilytetään.
Jos asiakas on rekisteröitynyt vastaanottamaan Uudenmaan Seuramatkojen uutiskirjeen, säilytämme henkilötietoa niin kauan kuin asiakas haluaa jatkaa uutiskirjeen vastaanottamista.
Voimme tallentaa samat henkilötiedot eri tarkoituksiin ja eri järjestelmiin. Asiakkaan nimi voi olla varausjärjestelmässämme, jotta voimme toimittaa matkan, vaikka henkilötiedot olisi poistettu sähköpostikirjeen postituslistalta.
Kenelle asiakkaan tietoja voi jakaa?
Emme jaa asiakkaittemme tietoja kolmansille osapuolille, ellei osapuoli ole suoraan yhteydessä matkan hallinnointiin tai toimittamiseen tms. liittyviin asioihin.
Matkaan liittyvien palvelujen tarjoajat
Tarvittavat asiakastiedot annetaan/siirretään matkailualan yhteistyökumppaneille mikäli matkapalvelun hallinnointi ja toimitus sitä vaatii. Henkilötietoja luovutetaan mm. alla mainittujen palvelujen suorittamiseksi:
Matkanjärjestäjät ja digitaaliset kumppanit:
Kun varaa matkan matkatoimiston kautta, jonka kanssa teemme yhteistyötä, joko myymälässä tai verkossa. Kun varaus tehdään matkanjärjestäjän kautta, lähetämme heille henkilökohtaiset tiedot varauksen vahvistamiseksi.
Kukin toimija on erikseen vastuussa henkilötietojen käsittelystä oman tietosuojakäytäntönsä mukaisesti. Emme ole vastuussa heille luovuttamiesi tietojen käsittelystä.
Hotellit:
Tarjoamme useita eri kohteita ja hotelleja. Hotelli tarvitsee henkilötietoja huonevarauksen tekemiseen ja vahvistamiseen. Näitä tietoja ovat esimerkiksi nimi, syntymäaika, ikä ja sukupuoli.
Lentoyhtiöt ja laivayhtiöt:
Lentoyhtiö tarvitsee tiettyjä tietoja matkan toteuttamiseen esim. nimi, syntymäaika, ikä ja sukupuoli. Nämä henkilötiedot siirretään joko Amadeus- tai Paxport-tietojärjestelmien kautta tai suoraan lentoyhtiöön matkustajaluettelon kanssa. Laivayhtiöillä on usein omat varausjärjestelmät, joihin varaukset tehdään suoraan. Kukin toimija vastaa oman järjestelmänsä osalta henkilötietojen käsittelyn laillisuudesta.
Joissakin tapauksissa lentoyhtiöt tai laivayhtiöt yms. palkkaavat maapalveluhenkilöitä tarjoamaan lentoasemalle kuuluvia palveluita, kuten matkatavaroiden käsittely ja lähtöselvitys. Kun maapalveluhenkilö suorittaa palvelun, hänellä voi olla pääsy palvelun suorittamiseen tarvittaviin henkilötietoihin.
Kohdeyritykset:
Matkakohteissa on kohdeyrityksiä ja ulkopuolisia työntekijöitä, jotka tarjoavat palveluja kohteessa. He toimivat joissakin tapauksissa välikäsinä, auttavat retkien varaamisessa, lentokenttäkuljetuksissa jne. Heillä on pääsy niihin henkilötietoihin, joita he tarvitsevat palvelujen suorittamiseen.
Muut osapuolet:
Uudenmaan Seuramatkoilla on yhteistyökumppaneita, jotka saattavat hoitaa matkaan liittyvien palvelujen varaukset, kuten retket ja muut aktiviteetit. He saavat henkilötietosi, jotka he tarvitsevat toimittaakseen tilatun palvelun. Näitä tietoja ovat esimerkiksi nimi, sähköposti ja osoite varausten vahvistamiseksi, mutta myös passitiedot, kuten sukupuoli, silmien väri ja pituus, jotta valtioiden rajat ylittävät retket voidaan suorittaa passintarkastusta vaadittaessa.
IT-palvelut ja varausjärjestelmät:
Asiakkaan tietoja käsitellään varausjärjestelmissä mm. matkan toimittamiseksi ja hallinnoimiseksi, asiakaspalvelukysymysten käsittelemiseksi ja muiden liittyvien palvelujen kuten retkien ja lentokenttäkuljetusten hoitamiseksi.
Verkkosivut ja sähköpostikirjeet:
Jotta käyttäjänä saisit mahdollisimman hyvän kokemuksen verkkosivuillamme, saatamme käyttää ulkoisia toimijoita auttamaan personoinnissa, käyttäjäkokemusanalyysissä ja käyttäjien verkkosivuistamme antamassa palautteessa. Käsiteltävät tiedot ovat lähinnä tietoja, jotka saamme evästeiden kautta.
Sähköpostikirjeemme osoiterekisteriä säilytetään Mailchimp-yrityksellä, joka on maailmanlaajuisesti tunnettu sähköpostimarkkinoinnin työkalu. MailChimp:lla on todettu olevan hyvä toimintavarmuus ja luotettavuus. Lisätietoja MailChimp:n omista tietosuojakäytännöistä ja toimenpiteistä henkilötietojen turvaamiseksi löytyy tästä linkistä (englanniksi).
Yhteistyökumppanit ulkomailla ja EU:n ulkopuolella
Uudenmaan Seuramatkat järjestää matkoja kaikkialle maailmaan. Tällöin voimme joutua siirtämään henkilötietoja yhteistyökumppaneille hotelleihin, lentoyhtiöihin ja agenteille tai toimittajille myös EU/ETA-alueen ulkopuolella. Jos henkilötietoja siirretään johonkin EU:n/ETA:n ulkopuoliseen maahan, pyrimme kohtuullisiin oikeudellisiin, teknisiin ja organisatorisiin toimiin varmistaakseen, että henkilötietojen käsittely on turvallista ja riittävästi suojattua.
Asiakkaan oikeudet
Uudenmaan Seuramatkat vastaa henkilötietojen käsittelystä sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Mikäli asiakkaan tietoja on syytä oikaista, korjata tai poistaa, toimimme sen mukaisesti.
Asiakkaalla on oikeus pyytää pääsyä tietoihinsa, oikaista tai tietyissä tapauksissa poistaa henkilötietoja, pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai käyttää oikeutta vastustaa käsittelyä. Henkilötietovastaava ilmoittaa jokaiselle vastaanottajalle, jolle henkilötietoja on luovutettu edellä olevan kappaleen ”Kenelle voimme jakaa asiakkaan tiedot?” mukaisesti, tietojen mahdollisista oikaisuista tai poistamisesta sekä tietojen käsittelyn rajoittamisesta, joka tapahtuu tämän kohdan mukaisesti.
Asiakkaalla on oikeus tietojen siirrettävyyteen, eli oikeus tietyin edellytyksin hankkia ja siirtää henkilötietoja toiselle henkilötietovastaavalle.
Asiakkaalla on oikeus kirjallisella hakemuksella saada maksuton rekisteriote, rekisteröidyistä tiedoista, käsittelyn tarkoituksesta ja vastaanottajista, joille tietoja on luovutettu tai tullaan luovuttamaan.
Mikäli asiakas ei halua, että hänen tietojaan käsitellään suoramarkkinointia varten, on hänellä oikeus peruuttaa suostumus siihen milloin tahansa ja/tai peruuttaa markkinointiviestien tilaus. Jos asiakas toimittaa peruutuksen, lopetetaan henkilötietojen käsittely kyseiseen tarkoitukseen.
Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli hänen mielestään yritys käsittelee henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vastaisesti. Lisätietoja saa osoitteesta http://www.tietosuoja.fi.
Miten suojaamme asiakkaan tiedot?
Asiakkaan tulisi aina kokea tietojen luovutus Uudenmaan Seuramatkoille turvalliseksi. Pyrimme parhaan kykymme mukaan noudattamaan lakia ja säännöksiä sekä suojelemaan kaikkia asiakkaittemme tietoja luvattomalta käytöltä, muuttamiselta ja poistamiselta.
Kysyttävää?
Mikäli asiakkaalla on omien henkilötietojen käyttöön liittyvää kysyttävää, asiakaspalveluumme voi olla yhteydessä toimisto@uudenmaanseuramatkat.fi tai puhelimitse 019-427 4700.